Como criar um e-mail profissional

Um dos métodos de comunicação mais eficazes quando se tem um negócio físico ou digital é o email. E para que seu negócio tenha mais credibilidade na comunicação é necessário criar um e-mail profissional, que tenha a cara do seu negócio.

E-mail profissional é aquele que contém um endereço próprio, por exemplo “abcde1234@nomedaempresa.com.br”, e são diferentes daqueles disponibilizados pelos provedores existentes, que você provavelmente utiliza como por exemplo “@gmail.com” e “@hotmail.com”.

Funciona como forma de endereço da empresa, como o telefone, e deve funcionar bem. Aliás, esses dois meios de comunicação, às vezes são os únicos pelos quais os clientes podem se comunicar com você.

Portanto, dê atenção especial, pois daí tiram-se várias conclusões sobre a importância que você dá ao seu negócio.

Ressalta-se que por mais incrível que possa parecer, ter um e-mail profissional demonstra atualização às tecnologias de informação e comunicação, o que traduz em carinho e comprometimento com a qualidade no tratamento ao cliente.

Vamos mostrar um breve passo a passo para criar um e-mail profissional para sua empresa, a seguir:

#1 – Escolha do Servidor

Essa é uma escolha importantíssima pois trata-se de onde o seu servidor estará localizado. Prefira os localizados no Brasil, pois estes dão menos problemas no envio e recebimento dos emails além de ser mais fácil resolver eventuais problemas.

#2 – Registro do Domínio

Significa o nome do seu site. O ideal é que seja o mesmo nome da empresa ou o nome da empresa+ramo de atividade. Escolha como extensão o “.com.br” sempre que possível. É o meio pelo qual seu site e e-mail serão conhecidos, por exemplo: se seu domínio for xxx1234.com.br, seu e-mail será “…@xxx1234.com.br”.

#3 – E-mail Principal

Use um e-mail padrão como principal, exemplo contato@nomedaempresa.com.br, para que sirva de acesso à diretoria ou coordenação. Direcione para que todos os e-mails recebidos e enviados das outras contas, caiam nessa conta principal. Assim, terá mais controle sobre os colaboradores ou funcionários.

#4 – E-mail para Colaboradores

Crie contas para os colaboradores ou funcionários de acordo com a função, como por exemplo “colaborador1@…” ou “nomedocolaborador@…”. Faça da maneira que preferir, mas uma dica é fazer com o nome da função pois caso substitua o colaborador, pode oferecer a mesma conta ao substituto para que ele tenha acesso aos e-mails do anterior.

#5 – Rodapé do E-mail

É interessante criar um rodapé padrão para os emails de sua empresa para que facilite ao receptor a visualização de informações como nome, telefone, cargo, endereço do site, etc.

Não é uma dica imprescindível mas como disse, ajuda o recebedor a saber as informações de quem enviou o e-mail.

#6 – Página do Site

É interessante que em alguma página do site haja informações básicas como o nome da empresa, formas de contato, produtos e serviços pois os clientes podem pesquisar pelo nome para saber essas informações. Caso não tenha um site é bom que crie uma página apenas que constem este tipo de informação.

Por fim, saiba que o domínio e o e-mail serão os meios pelos quais seu negócio, seja uma empresa, um site ou blog, prestação de serviços ou qualquer outro tipo, ficará conhecido na internet.

Principalmente se o seu negócio for online, portanto, dê bastante atenção à escolha do seu domínio e e-mails.

Espero ter ajudado você a como criar um e-mail profissional para sua empresa e que tenha muito sucesso com ela.

Até a próxima.

Como criar um e-mail profissional
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